Сотрудники могут брать отгулы по разным причинам, и это нормально. Эффективная система управления должна поддерживать людей и не заставлять их работать при болезни или в ущерб личной жизни. Но иногда люди сами решают, что им нужен незапланированный выходной, — и исчезают на день или несколько без предупреждения. Рассказываем, как действовать, если сотрудник прогулял, но увольнять никого не хочется.
Что можно считать прогулом
Согласно Трудовому кодексу, работник прогулял, если отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины на протяжении всей смены либо 4 часа подряд в течение рабочего дня. Если сотрудники приходят на работу, но не к началу смены, то это считается опозданием.
При этом прогулом нельзя считать те случаи, когда работник не смог попасть на работу в результате непредвиденных обстоятельств. Например, если проблема в поломке транспорта, стихийном бедствии или в том, что человек заболел.
Однократное отсутствие может быть приемлемым, но два подряд или продолжающиеся регулярно — повод для небольшой проверки.
Ещё важно учитывать, что если сотрудник предупредил звонком или сообщением, что не выйдет или сильно задержится, то у работодателя есть время, чтобы найти замену или подготовиться к неполной смене. Этот более мягкий вариант можно назвать незапланированным отсутствием.
Другое дело, если человек просто не явился, никого не предупредив, и найти его трудно. Непонятно, всё ли в порядке, нужна ли помощь. Такую ситуацию можно считать прогулом.
Как бороться с прогулами
С прогулами и опозданиями сложнее всего справиться, если они становятся привычкой внутри коллектива. Вот что можно сделать, чтобы этого не допустить или разобраться с уже сложившейся ситуацией.
Создайте политику посещаемости сотрудников
Это первый шаг, который поможет взять под контроль возможные прогулы и опоздания. С одной стороны, всё должно быть просто: сотрудники приходят вовремя и во все дни своих смен. Но на деле каждый месяц происходит слишком много разных ситуаций. Возникают вопросы: что делать, если сотрудник опоздал на полчаса, но всё равно пришёл? Что делать, если неожиданно заболел ребёнок или человек просто не выходит на связь?
Все эти нюансы должна решить официальная политика посещаемости. В ней нужно отразить ожидания от поведения на работе и понятные дисциплинарные меры для всех работников.
Документ должен быть в первую очередь справедливым и для руководителя, и для коллектива. Это значит, что нужно рассмотреть разные аспекты, например:
- Что такое запланированные отгулы.
- Взыскания за прогулы всего рабочего дня без уважительной причины.
- Что считается уважительной причиной.
- Взыскание за опоздания и какая задержка считается опозданием.
- Какие непредвиденные ситуации не накладывают штрафов за прогул.
Эти и любые другие ситуации важно продумать и зафиксировать. Затем важно донести новые правила до всех сотрудников. Людям должно быть понятно, что посещаемость — это ответственность не только перед собой, но и перед коллегами.
Выявите причины прогулов
Если кто-то не приходит на работу или опаздывает уже несколько дней подряд, не стоит подозревать человека в злом умысле. Сперва непосредственному руководителю лучше связаться с сотрудником и выяснить, почему так изменилась его или её посещаемость.
Возможно, человеку требуется помощь, а сами прогулы — вынужденная мера в решении личных проблем. Рассмотрите варианты: обсудите корректировки в графике работы или предложите субсидирование проезда, ухода за ребёнком.
Иногда люди прогуливают, потому что их работа стала казаться малозначительной и рутинной. В таком случае стоит рассмотреть вариант перевода человека на другую должность или предложить ему взять новые оплачиваемые обязанности.
Чтобы понять причины прогулов, важно документировать посещаемость сотрудников. Так работодатель сможет по необходимости выявить закономерности. Возможно, дело в том, что в жизни человека появились новые важные дела. И поэтому каждый вторник и пятницу вместо первых утренних часов на смене сотрудник проводит в дороге с ребёнком.
Документация в данном случае — это не сбор улик против сотрудника. Это способ понять, когда случайные отлучки становятся закономерностью.
Узнайте, какие причины у регулярных прогулов, и вместе с человеком поищите способ исправить ситуацию вместе.
Действуйте проактивно
Существует несколько основных причин, по которым сотрудники могут пропускать работу. Среди них — травля на рабочем месте, выгорание, проблемы с уходом за детьми, низкая вовлечённость, болезни и травмы. Чтобы отследить эти моменты, важно регулярно запрашивать обратную связь от сотрудников.
Например, ежемесячно проводите опросы по теме политики оплачиваемых отгулов, рабочей нагрузке, технике безопасности и эффективности работы руководства.
Предложите варианты
Жёсткая система контроля посещаемости, отсутствие учёта смягчающих обстоятельств, выговоры за 5–10-минутные периодические опоздания с большой вероятностью вызовут только ещё больше негатива в коллективе.
Согласно исследованиям Национального института охраны труда и здоровья США, когда у сотрудников больше свободы в выборе графика, они более удовлетворены работой.
Поэтому можно обсудить варианты с теми людьми, которые нуждаются в свободных утренних/вечерних часах или в определённом числе отгулов в год. Также по возможности стоит рассмотреть вариант сократить смены всем перед праздниками или дать больше выходных в периоды спада производства.
Признавайте усилия сотрудников
Согласно исследованию компании Deloitte, сотрудники больше вовлечены в работу и более продуктивны у тех работодателей, которые выражают свою благодарность.
Это не обязательно должны быть затратные признания. Так, можно заказать торт на день рождения сотрудника, отметить годовщину работы подарком. Глобально в политику посещений можно внести ежеквартальный денежный бонус за посещаемость.
Решайте быстро
Прогулы бывают, и это нормально. Но если сотрудник заболел или не появился на смене по другой причине, важно сразу это отследить. Не нужно ждать слишком долго, тем более очередного прогула. Как только человек появится на работе, нужно поговорить с ним о причинах и о том, что можно сделать, чтобы этого не повторилось.
Напомните, что внезапное отсутствие на рабочем месте может стать проблемой для коллег на смене. Что существуют дисциплинарные меры, серьёзность которых зависит от причин и длительности отсутствия, а также поведения сотрудника.
Такой подход покажет, что отсутствие без уважительной причины не остаётся незамеченным, но при этом не грозит штрафом или выговором.
Данная статья носит не рекламный, а информационный характер. Существуют противопоказания к применению и использованию препаратов и медицинских процедур, которые фигурируют в тексте. Необходимо ознакомиться с инструкцией по применению препаратов и процедур и получить консультации специалистов.